Outlook郵件歸檔通過手動移動、創(chuàng)建.pst文件、配置自動策略、即時清理及驗證五步實現(xiàn)：先選郵件移至歸檔文件夾，再新建.pst，啟用自動歸檔并設(shè)時間閾值，可用清理工具立即執(zhí)行，最后在文件夾列表中打開.pst驗證。

如果您希望在Outlook中長期保存郵件但又不占用主郵箱空間，歸檔功能可將舊郵件移至本地存檔文件（.pst）中。以下是實現(xiàn)郵件歸檔與自動存檔設(shè)置的具體操作步驟：

一、手動歸檔單封或批量郵件

此方法適用于臨時整理特定郵件，無需依賴時間規(guī)則，直接將選定郵件移入指定歸檔文件。

1、在收件箱或其他文件夾中，按住Ctrl鍵并單擊選擇多封郵件；或按Ctrl+A全選當(dāng)前視圖下所有郵件。

2、右鍵點擊任意選中郵件，在彈出菜單中選擇“移動”→“其他文件夾…”。

3、在“選擇文件夾”窗口中，點擊左側(cè)導(dǎo)航欄的“歸檔”文件夾（若未顯示，請先完成歸檔文件創(chuàng)建步驟）；如無該文件夾，點擊“瀏覽文件夾”并定位到已存在的.pst文件中的目標(biāo)文件夾。

4、勾選“將項目移動到所選文件夾”，點擊“確定”完成移動。

二、創(chuàng)建本地歸檔文件（.pst）

自動歸檔功能需依賴一個獨立的.pst文件作為目標(biāo)存儲位置，系統(tǒng)默認(rèn)不會自動生成，必須手動新建。

1、點擊Outlook頂部菜單欄的“文件”→“打開和導(dǎo)出”→“導(dǎo)入/導(dǎo)出”。

2、在向?qū)Т翱谥羞x擇“導(dǎo)出到文件”，點擊“下一步”。

3、選擇“Outlook數(shù)據(jù)文件（.pst）”，點擊“下一步”。

4、勾選需要歸檔的郵箱賬戶根目錄（如“帳戶名稱”），確保下方“包括子文件夾”被選中，點擊“下一步”。

5、點擊“瀏覽”，指定保存路徑并輸入文件名（例如：Archive_.pst），點擊“確定”后設(shè)置密碼（可選），再點擊“完成”。

三、啟用并配置自動歸檔策略

自動歸檔依據(jù)設(shè)定的時間閾值，定期將符合條件的郵件從服務(wù)器或本地郵箱移入歸檔文件，避免人工干預(yù)。

1、點擊“文件”→“選項”→“高級”，向下滾動至“自動歸檔設(shè)置”區(qū)域，點擊“自動歸檔設(shè)置…”按鈕。

2、勾選“運行自動歸檔每X天”，將數(shù)值設(shè)為“14”（推薦頻率，可調(diào)）。

四、通過“清理工具”立即執(zhí)行一次歸檔

該方式跳過等待周期，強制觸發(fā)當(dāng)前歸檔規(guī)則，適合驗證設(shè)置是否生效或緊急釋放空間。

1、在Outlook主界面，切換至“文件”→“工具”→“清理工具”（部分版本位于“工具”下拉菜單）。

2、點擊“歸檔…”，在彈出窗口中選擇目標(biāo)文件夾（如“收件箱”）。

3、在“歸檔項目”選項中，選擇“早于”并設(shè)定具體日期（例如：年1月1日）。

4、勾選“歸檔此文件夾及其子文件夾”，點擊“瀏覽”指定歸檔文件（.pst），最后點擊“確定”啟動即時歸檔。

五、驗證歸檔結(jié)果與定位歸檔文件

歸檔完成后，郵件將從原始位置消失并出現(xiàn)在本地.pst文件對應(yīng)文件夾中，需確認(rèn)其可訪問性及完整性。

1、在Outlook左側(cè)面板底部，點擊“文件夾”→“添加新文件夾”旁的三個點（?）→“打開其他用戶文件夾”。

2、點擊“瀏覽”，找到并選中此前創(chuàng)建的.pst文件（如：C:Users用戶名documentsArchive_.pst），點擊“確定”。

3、歸檔文件將以獨立節(jié)點出現(xiàn)在文件夾列表中，展開后可見與原郵箱結(jié)構(gòu)一致的文件夾層級，所有已歸檔郵件均在此處顯示且可正常搜索、打開。

4、右鍵點擊該.pst節(jié)點，選擇“屬性”→“文件夾大小”，查看實際占用空間是否增長，以確認(rèn)歸檔動作已寫入。

以上就是Outlook怎么歸檔郵件Outlook自動存檔設(shè)置方法【教程】的詳細(xì)內(nèi)容，！