在公司負責(zé)招聘的 HR 小姐姐們一定碰到過一個需求，就是當我們在招聘員工的時候，需要給他們制作工作證或者工牌。如果是少量的員工我們可以手工的去給他們制作工作證工牌，但是如果員工數(shù)量非常多，我們?nèi)斯さ娜ブ谱鞴ぷ髯C會耗費我們大量的時間。那有沒有一種方式可以將整理在 Excel 當中的員工信息批量的生成工作證呢？今天就給大家介紹一種導(dǎo)入 Excel 批量生成帶照片的工作證的方法。
使用場景
當我們需要要批量的給多個員工生成工作證或者工牌的時候，下面介紹的方法就可就可我們快速的生成。我們只需要將員工的數(shù)據(jù)放入到 Excel 文檔當中，然后準備一個工作證的模板即可。
效果預(yù)覽
處理前：
處理后：
每個員工生成了一個單獨的 Word 文檔。
每個 Word 文檔中工作證內(nèi)容都根據(jù) Excel 中的數(shù)據(jù)生成。
操作步驟
1、準備 Excel 數(shù)據(jù)文件，這個文件通常包含多個員工的信息。比如我們這里是生成多個工作證，那 Excel 中就是需要制作工作證的員工名單。
2、準備一個工作證的模板文件，模板類型可以是 Word/Excel/PPT/PDF 中的任意一種。我們這里以 Word 為例。
注意模板中紅色框框標記的內(nèi)容，這些都是需要被替換的內(nèi)容，在這里的專業(yè)術(shù)語叫「占位符」。模板中的「占位符」通常與 Excel 數(shù)據(jù)中的列是對應(yīng)的，并且用英文輸入法狀態(tài)下的中括號包裹，如“[姓名]”。
如果你生成的文件中也有圖片，那圖片也要設(shè)置占位符。圖片的占位符的設(shè)置比較特殊，我們可以參考下面兩張圖片設(shè)置圖片的占位符。
3、打開「我的ABC軟件工具箱」，左側(cè)選擇「文件內(nèi)容」右側(cè)選擇「指定模板生成文件」功能按鈕。
4、選擇工作證模板文件。也就是我們第二步中準備的 Word 模板。
5、建立模板與數(shù)據(jù)文件的對應(yīng)關(guān)系。點擊下圖標記的按鈕會進入彈窗界面。
6、選擇數(shù)據(jù)文件。這一步需要選擇第一步中準備好的員工 Excel 數(shù)據(jù)文件，如下圖設(shè)置好后點擊下一步設(shè)置 Word 模板「占位符」與 Excel 數(shù)據(jù)列的對應(yīng)關(guān)系。
7、設(shè)置 Word 模板「占位符」與 Excel 數(shù)據(jù)列的對應(yīng)關(guān)系
這里需要注意幾個點：
- Excel 中的每一條員工數(shù)據(jù)都會根據(jù)模板生成單獨的 Word 文檔，生成后的文檔名稱可以在這里指定。在上圖中我們采用的是自定義命名規(guī)則的方式設(shè)置的文件名，輸入的內(nèi)容可以點擊頁面的「說明」按鈕查看就知道是什么意思了。
- 這里會解析 Excel 數(shù)據(jù)文件中的第一行表頭，表頭名稱對應(yīng)前面說到的模板中的「占位符」。需要特別注意的是，如果內(nèi)容是圖片，那數(shù)據(jù)表列類型一定要選擇「圖片」這個選項。
8、勾選剛剛建立好的模板與 Excel 的對應(yīng)關(guān)系配置，點擊下一步。
下一步之后需要設(shè)置輸出目錄，設(shè)置非常簡單，這里就不展示了。繼續(xù)點擊下一下一軟件就會幫我們將 excel 中的員工數(shù)據(jù)批量生成帶照片的工作證了。
9、處理完成。
等待一會兒之后，所有員工的工作證信息都已經(jīng)生成好了。這種批量生成的操作真的可以幫我們節(jié)省大量的時間，提高我們的工作效率。下次大家再遇到需要根據(jù) Excel 中的數(shù)據(jù)生成多個文檔的時候，用這個方法就可以快速的幫我們完成。
