ERP系統(tǒng)提供的無紙化環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)

ERP實(shí)施中最常見的好處之一是減少了用于管理信息流的紙質(zhì)表格。容易吧？您只需將數(shù)據(jù)輸入ERP系統(tǒng)，然后享受電子處理的速度和環(huán)境效益。實(shí)際上，您需要考慮此更改對(duì)您的組織意味著什么，并制定相應(yīng)的計(jì)劃，以免出現(xiàn)意外。

以下是一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可以幫助您的員工為這一看似簡(jiǎn)單的過程更改做好準(zhǔn)備：

評(píng)估當(dāng)前信息流。如果涉及審核和簽名（用于報(bào)銷費(fèi)用或要求時(shí)間休假），則是批準(zhǔn)/拒絕請(qǐng)求的目的，還是實(shí)際上僅是為了了解請(qǐng)求？如果電子通知已足夠，您可能有機(jī)會(huì)刪除一些官僚任務(wù)。與通過批準(zhǔn)的方式路由標(biāo)準(zhǔn)事務(wù)和在缺勤期間管理委派相比，處理特殊的有問題的請(qǐng)求所需的時(shí)間和精力更少。創(chuàng)建一個(gè)明確標(biāo)記信息的命名約定。與瀏覽帶有標(biāo)簽的包含各種紙張的部分的物理文件夾相比，搜索含糊不清的有意義的菜單選項(xiàng)非常令人沮喪。了解紙質(zhì)表格可能會(huì)減少問責(zé)制。假設(shè)您有一個(gè)主管，對(duì)于他們不太喜歡的小時(shí)工，他們?cè)谔幚砑有綍r(shí)很慢。很容易隱藏在“我已將表格發(fā)送給HR和薪資，我不確定它在哪里。”之后，員工隨即發(fā)送HR和薪資以尋找表格，通常循環(huán)回主管以確定何時(shí)（以及是否）該表格是實(shí)際提交的。電子化意味著主管可以跟蹤請(qǐng)求并直接向員工報(bào)告，這還要求主管了解處理截止日期和薪資周期。員工和主管均具有學(xué)習(xí)曲線，以了解可通過集成電子系統(tǒng)獲得的新信息。預(yù)期角色會(huì)發(fā)生變化。行政助理，人力資源和薪金職位可能會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間來管理紙質(zhì)表格。如果簡(jiǎn)化了流程，則它們可能不再是請(qǐng)求的“守門人”。如果角色受到重大影響，則可能需要對(duì)新任務(wù)進(jìn)行重新培訓(xùn)。例如，先前已批準(zhǔn)和跟蹤表格的職員可以以他們?cè)陔娮恿鞒讨兄С中掠脩舻慕巧珌響?yīng)用有關(guān)規(guī)則和流程的知識(shí)。理解無紙化并不會(huì)否定跟蹤和報(bào)告的需要。紙質(zhì)表格通常會(huì)觸發(fā)手動(dòng)輸入跟蹤系統(tǒng)（通常旨在生成簡(jiǎn)單的報(bào)告）。考慮一下請(qǐng)假的時(shí)間，以及員工想知道自己的假期平衡的頻率。如何提供這些信息？電子處理可以增加自助服務(wù)，這需要教育和培訓(xùn)。如果員工多年來一直在尋求某人的答案，那么您將需要故意打破應(yīng)要求提供信息的習(xí)慣。

為了充分利用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，您必須了解和管理從紙面系統(tǒng)過渡到支持ERP的電子交易路徑時(shí)所涉及的更改。