在平時的工作或學習中，你一定遇到過這樣的任務：
生成100張邀請函/桌簽
生成100個文件夾
修改100個文件名
生成100個參賽選手的編碼
在幾千條數據中查找匹配的數據并填寫
如果你遇到這些任務，需要多長時間完成呢?
嗯?看上去不過才100個而已，30秒一個，一個小時不到就搞定了嘛!
注意了!這只是簡單舉例，實際工作里，很容易遇上需要1000多個的工作。如果你還用之前的「笨方法」，估計一天不吃不喝，才勉強搞定吧。
但，如果你的方法得當，以上的任何一個任務，都只需要5分鐘的時間。
如果你厭惡手動重復無數遍的簡單任務，或者經常遇到這樣的工作，你一定不能錯過這篇文章學會正確使用方法，事半功倍!
或者，你只是想學習一點點Excel知識，提高一下日常辦公的效率?本文就是為你準備的!
01 大才小用：Excel的那些坑
對大多數的職場人和大學生而言，相對Word和PPT而言，Excel是最不熟的軟件。
可是，Excel中的大部分任務，不會就是做不出來。但是，這個時候老板著急要結果，怎么辦?
只能付出成噸的時間，八仙過海，用各種低級、詭異的方式手動實現。這就使得Excel經常在各個場合被誤用!我們來看一些案例。
大坑? 把Excel當排版軟件用
你一定見過這樣的登記表。有人用Word做，有人用Excel做。
我并不是要吐槽這張表(雖然頁面設計上的確有問題)，我們要強調一點，設計表格要為目的服務。
如果這個表格是為了打印出來填寫，沒有任何問題。可一旦這個表格是用來收集數據，做統計分析的，那就是表哥表姐的惡夢了。
所以，接下來我們要講的，其實是數據統計表/報表。完全不想理上面那樣的登記表，那種用Word排排版就好了，真的不適合Excel。
大坑? 統計表設計失誤
這是一張培訓信息統計表，填表的時候還很辛苦地區分學習類型，逐個打鉤。
可一旦讓你統計年學習類型1、2、3、4各有多少學時的時候，你要怎么做呢?
手動累加?多次篩選進行加法?
一旦制作表格時沒用做好數據設計，后期統計數據要用到手工操作，災難就開始了。
大坑 ? 不知函數是何物
最后一行是計算總計的，這是很常見的需求，我們看看他是怎么做的：
他寫的公式是：
=B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2
這是很常見的迷之勤奮，以為自己很用心，以為自己很辛苦，但其實連入門都算不上。
本來非常強大的Excel，卻因為我們不了解，只有非常少的功能被使用，直接導致了使用時的低效。從而進入了不想做、不想學的惡性循環。
接下來就好好看看，Excel的正確高效用法。
02 正本清源：Excel的基本邏輯
在學習一個軟件的時候，最忌諱的就是眼高手低。一談到學習 Excel，有人會覺得學宏、學 VBA 更高大上，學其他的基本操作太 Low。
舉個例子：
很多人連「相對引用」和「絕對引用」都不知道是什么，聽說 Rank 函數，或者 Vlookup 函數很厲害，也想用用看。
從網上找個教程，跟著磕磕絆絆地操作，最終大概能解決問題，但是，下一次遇到類似情形的時候，很可能還是抓瞎。
所以，知道怎么做是一個層面，知道為什么這么做是更高的一個層面，也只有知道為什么，才會迅速地提升技能。
具體到 Excel，你當然可以學 Excel 的高級功能，但是，在此之前，務必要把最基礎的部分搞定。
比如下面這些知識，你知道么?
【列標】
Excel的列默認是用英文字母來標記的，A~Z;Z 的下一列是 AA，AA~ZZ;ZZ 的下一列是 AAA，列標的最大值是XFD
【行號】
Excel 的行默認是用阿拉伯數字來標記的
【單元格】
行列交叉的每一個格子叫單元格
【名稱框】
顯示單元格地址，定位單元格的方法就是列標+行號，如B2、F4、AK47。單元格地址在公式或函數中會被大量用到。
? 合格的公式寫法
如果單元格 B34 里面要計算總和的話，一定不能寫這種公式：
寫法1
=4500+3600+4000+1400+414+121.6+……+330+630
一定要把公式中的數字替換成單元格地址：
寫法2
=B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2
寫成單元格地址最大的好處就是公式可復用，復用的意思是說，如果有其他列要計算總計，套用這個公式的邏輯就可以了。
雖然 寫法2 完全正確，沒有任何Excel的語法問題，但我們仍然不推薦。
為什么?太慢了嘛!有更快的方法就要用起來。
寫法3
=Sum(B2:B33)
很多常見的公式比如總分、平均分、最大值、最小值等，Excel 都把它變成了函數。
所以，就不需要我們自己去寫了，除非現有的函數解決不了這個問題，我們再自己造公式。
? 正確的日期格式
再舉一個例子，以下幾個日期格式，哪一個是正確的?
2016、3、22
2016.3.22
20160322
2016年3月22號
2016322
2016。3。22
其實，以上六種日期的寫法全是錯的!
正確的寫法應該是2016-3-22或者2016/3/22
只有用了正確格式的日期，才可以自由的轉換格式，或者做計算，一旦寫成錯誤的日期格式就做不到了。
覺得自己對基礎知識很了解?不妨回答一下后面的問題。
如果你覺得還不了解，可以點這里看看基礎操作。
為什么手機號不能是數字類型?
單元格的格式有哪些?
數字和文本的區別是什么?
填充柄怎么用?
連續的單元格如何表示?
不連續的單元格如何表示?如何序列填充?
相對引用和絕對引用是什么意思，有什么用?
? 正確的表格結構
如果用Excel做數據分析，最重要的表格是「源數據表」。
只要你的「源數據表」設計得當，你就可以生成各種「老板要的表」，有時會用到「輔助表」來做一些中間運算，最終形成報表。
舉例來說：如何制作一張成績單
盡管我們工作或學習中的表格可能比這個復雜很多，但是，基本的原理都是通用的，而且，在教學過程中，越是簡單典型的例子，越容易說明問題。
上面這張表可能我們通常看到的成績單，但是，這個表格的設計有很大問題。
源數據表應該是這樣設計的：
原因就在于第一張表中的數據，需要兩個維度才能確定當前數據的意義。
舉例來說，第一個數字90，我需要向左看才知道是梅長蘇的成績，再往上看才知道是Word這門課的成績。
表二只有一行是標題行，或者叫表頭。其余的每一行都獨立成行，記錄了一條完整的數據。
這種設計方法最大的好處就是今后不管如何做統計、做報表，都極其方便。
03 事半功倍：提升效率的技巧和方法
? 要跟上潮流，盡量使用新版本。
以 Office 為例，現在已經2016年了，如果你還在用 Office2003，勸你盡早升級，享受新功能的美好。
即便你用的是 Office 2007、Office 也建議盡快升級。
舉個例子，比如我們想提取「身份證號」中的「出生日期」信息：
在 Excel 版本以前，我們的解決方案是用Mid函數，標準寫法 =Mid(A26,7,8)
把出生日期提取出來后，還得轉成日期格式。
但，Excel發布之后，就有新方法了!即使你不懂函數，也可以輕松搞定，這個功能叫快速填充。
方法很簡單：
? 先把目標結果(出生日期)填進去。
? 接著拖曳填充柄，填充到其他單元格，選擇快速填充，即可。
這個功能特別強大，拆分數據、合并數據、提取數據統統不在話下。
在Excel2016版本中，新增了很多圖表類型，舉兩個例子：
有一個原始表格長這樣：
在Excel2016中，可以瞬間生成一個樹狀圖出來：
或者，原始表如下圖
在Excel2016中，你可以瞬間生成一個旭日圖出來：
之所以勸大家使用新版本是因為，很多事情在老版本中可能需要幾分鐘，甚至十幾分鐘才能做好，而新版本只要點一次鼠標就輕松搞定。
何必跟自己的大好青春較勁呢?
Excel的另外一個自帶功能也經常被我們忽略掉，就是：快速訪問工具欄
我們可以把常用的Excel功能加到這個位置。
這樣一來，大部分時間，在不切換選項卡的前提下，也可以高效率地干活了。
添加的方法也非常簡單，你只需要在特定功能上右鍵，選擇【添加到快速訪問工具欄】，即可。
? 用好搜索引擎。
在學習的過程中，難免會遇到問題。此時最有效率的、最不會拋棄你的工具是搜索引擎。
我們搜索的時候有一個誤區，以為搜索結果的第一條或起碼第一頁一定會有答案，但事實并不是這樣的。
搜索能力，也需要不斷提升，掌握技巧才能快速找到結果，而其中最重要的以下兩種能力。
a. 清楚地表述問題
b. 關鍵詞優化能力
舉例來說：
當你不知道四舍五入的函數是什么時，你在搜索引擎里面要怎么找?
如果直接輸入「用來表示四舍五入的函數是什么」，就出現了一個巨大的漏洞。
你真正想問的是：「Excel軟件里面哪個函數能做四舍五入的操作?」
雖然搜索引擎的功能還可以，但是，你不能指望它能讀懂你的心哪!所以，在想問的問題中，一定抽取出信息足夠的關鍵詞：
當關鍵詞正確的時候，你會發現你的搜索結果會非常優質。
同時，搜索不只是Google，百度，還有很多專業論壇或相關的資源可以使用。
通常情況下，Office 類的問題有千千萬萬人在網上問過，有的總結成了文字，有的總結成圖文，有的錄成了視頻。
所以，通常來說并不是網上沒有，只是你暫時沒找不到而已。
