供應商管理生命周期及其管理方法

可靠的供應商關系對于創造價值以及為采購團隊及其支持的組織節省成本至關重要。公司供應鏈中的每個供應商都有一個生命周期，從初審和入職到合同終止，每個供應商關系都為您的團隊提供了減少供應商風險，節省資金，建立價值并建立持久合作關系的機會進入共同繁榮，增長和創新的機會。

但是，這樣的關系很少會自行發展。在供應商管理生命周期（也被稱為供應商管理生命周期）為最大限度地減少風險，實現最佳的合同管理和監控供應商的表現，同時尋求機會來改善它的重要組成部分。

什么是供應商管理生命周期？

供應商管理生命周期用于監視供應商在其整個供應鏈時間內的最佳性能，合規性和透明度。在合同規定的時間內管理每個供應商的生命周期的行為可以稱為供應商生命周期管理（或有時稱為供應商生命周期管理），而供應商管理生命周期用于描述在其整個時間內管理所有供應商的特定過程。供應鏈。

這些術語可以被許多人互換使用，但值得注意的是，兩者之間應有重要區別，以避免不必要的混淆。

無論如何，供應商管理生命周期旨在使供應商成為以下方面的關鍵組成部分：

供應商關系管理合同管理流程改進您的整體采購策略

沒有兩家公司會創建相同的供應商管理系統，但是對于許多供應商而言，供應商管理生命周期將涵蓋八種截然不同但相互關聯的活動：

供應商識別和聯系供應商資格（包括降低風險）供應商審查和選擇供應商入職供應商績效管理供應商風險管理供應商關系管理供應商離職

這八個過程在供應商生命周期的三個階段中進行：

需要識別和征集（合同前階段）

買家發布建議請求書（RFPs），要求報價（詢價），以投標邀請函（ITB）等與有興趣在滿足規定的需求，供應商參與。從提交的投標中，通過盡職調查選擇并選擇了少數潛在供應商，其中供應商提供了額外的機密信息，供買方確認。

考慮因素包括價格，性能歷史記錄，聲譽和合規性歷史記錄，以及客戶特有的任何減輕或減輕影響的情況，這些情況不會以其他方式抑制其滿足買方對質量，價格，條款和服務的期望的能力。

入職，合同和供應商管理階段

通過盡職調查進行選擇的供應商將進入入職和合同階段。供應商生命周期中此階段開始時的目標是收集盡可能多的詳細信息，以確保合同準確性并提供多維數據，這些數據可用于監視和分析供應商在合同過程中的績效和合規性。

收集和安全存儲的信息越多，合同管理，供應商風險管理，第三方風險管理和供應商關系管理（都將在此階段進行）將變得更加容易。

建立和監視關鍵績效指標（KPI）以確保供應商合規性和績效，可確保您的團隊能夠及時做出反應（并事先制定和執行任何必要的突發事件），以防止供應鏈中斷或不可接受的第三方風險。此外，這樣的監視可以幫助雙方識別和利用他們原本無法發現的機會，從而實現共同的增長，滲透到新市場或開發其他生產改進和新產品的計劃。

合同后階段

根據特定供應商在供應鏈中所扮演的角色，合同后階段可能非常簡單。突發事件，短期或性能不佳的供應商可以以最小的忙亂被淘汰。但是，對于那些合同量大，合同期限長，復雜，價格高或全部四項的供應商，下架過程需要更多的時間和精力。

在離職階段，仔細檢查合同以確保已履行所有合同義務。還應審查并記錄其他義務，例如超出合同有效期的服務協議和保修，并在系統中進行監視。

合同驗證完成后，通?？梢越柚痰牟鸫鍐瓮瓿晒痰牟鸫?。

樣本外購清單可能包括以下項目：

將合同終止信息發送給所有相關的利益相關者捕獲并記錄確認在合同過程中賣方遵守所有相關法律，行業標準和買方規定的確認。刪除供應商對物理和虛擬資產及系統的訪問權限。確認最終付款，并確認中止合同后規定以外的任何其他付款。采購團隊對供應商評估的完整文檔，以及與合同終止有關的任何上下文信息，例如，供應商是否符合合同條款但會產生聲譽風險？是否涉及人際關系問題？供應商是否符合協議條款，但未能產生預期的節省或價值？

“在供應商管理生命周期的所有三個階段以及所有八個流程中，對高級人工智能（AI），流程自動化和供應商數據管理等工具的訪問從根本上提高了效率，準確性和完整性?！?/p>

供應商管理生命周期最佳實踐

每個供應商管理系統都受益于一些簡單但功能強大的最佳實踐。

強調溝通與合作

明確表達的要求和期望對防止代價高昂的誤解大有幫助。提供這些要求的背景還可以幫助您的供應商更加投入。協作方法將交易變成了其他創新和價值創造的機會，并使您的供應商在為共同成功設定基準時能更好地長期看待。

設置并使用??！ KPI

很難理解或評估您無法衡量的內容。建立公司可接受的性能和合規性水平，然后監視每個供應商對它們的遵守情況，從而降低風險，使查找和保留最佳供應商變得更加容易，并減少浪費和費用，同時創造價值，增長和節約。

投資采購軟件

供應商管理過程的核心是供應商關系。但是，隨著數字化轉型滲透到業務流程管理的各個方面，還有另一個方面對于從供應商關系管理中建立價值同樣重要：用于實現其價值的技術。

在供應商管理生命周期的所有三個階段以及所有八個過程中，對高級人工智能（AI），流程自動化和供應商數據管理等工具的訪問從根本上提高了效率，準確性和完整性。

選擇基于云的采購解決方案（如PurchaseControl）會將這些工具交給您的采購團隊，使您可以放心地控制整個供應商管理生命周期。

考慮一下好處：

更強大，更具戰略性的采購要求。自動化的流程以及完整的數據訪問和管理，使您的采購團隊更加輕松地建立和執行供應商獲得和保持業務所需的標準。這不僅適用于具有特殊供應商的高額短期項目，還適用于由直接和間接支出組成的“面包和黃油”供應鏈。作為額外的好處，在短期能力方面表現出色的供應商可以輕松地轉移到您的主要供應鏈中，因為他們的數據和績效/合規歷史已經存在于您的供應商管理系統中。借助流程自動化和信息工具（例如供應商門戶），極大地簡化了上崗和下崗工作，這些工具可提供自助服務，并在確保數據準確性和完整性的同時將人為干預的需求降至最低。供應商數據的每一個廢料都將被捕獲，組織并立即按需提供給所有利益相關者，無論他們是移動的還是在辦公室中。實時分析可以發現潛在的問題，并在供應鏈出現故障之前為生產關鍵型材料激活緊急采購。數據完整性和透明性還使得在任何階段都可以使用KPI跟蹤和分析供應商合規性和績效數據，從而使您能夠恢復表現不佳的供應商，消除冗余或始終存在問題的供應商，從而消除膨脹，并調整與最佳供應商的協議，以實現更大的收益利潤，績效和共同的成功。借助全面的數據控制和透明度，改進了風險評估，風險緩解和合同管理，從而提高了談判能力并簡化了合同創建和盡職調查等流程，以及對諸如服務水平協議之類的輔助協議的遵守情況進行監控（ SLA）。受AI支持的流程自動化將低價值且重復性的任務（例如數據輸入，模板填充和客戶服務請求）（例如，回答問題或提供自動訂單更新的智能機器人）轉移到軟件而非員工手中。您的團隊可以將其時間和才華投入到高價值的戰略工作中，并且仍然能夠在需要時加入。

在供應商生命周期的每個階段獲得更多價值

您可以依靠供應商來提供業務蓬勃發展所需的商品和服務，以及期望的服務，性能和合規性。積極主動的供應商管理生命周期方法將幫助您的公司與最佳供應商建立有價值，持久的關系，最大程度地降低風險敞口，并最大程度地提高您的采購職能每花一美元產生的價值。