都進來看看!這招以一敵五的Excel絕技,連透視表都甘拜下風(fēng)!

在武俠小說里，經(jīng)常會有一種情況——帶著主角光環(huán)的人，總是憑借“一招鮮，吃遍天”的“偉大漏洞”，處處逢兇化吉。都說“職場如戰(zhàn)場”，來到了職場，每一位EXCELER，面對來自四面八方的工作壓力，也算是“處處逢兇”了。那么能不能也有這么“一招”，讓同學(xué)們“隨時化吉”呢?跟上E圖表述的步伐，來學(xué)習(xí)一招“以不變應(yīng)萬變”的絕技吧。

【正文】

不多廢話，切入主題。同學(xué)們知道在日常表格中，有一種信息內(nèi)容叫做“序號”嗎?我們今天就來“玩”這個序號，我保證你會“愛”上這個“小操作”的。

添加序號的方法

在日常生活中，我們每個人添加序號的方式可能都不一樣，主要歸納起來有下面幾種。

這是較常規(guī)的幾種添加序號的方法，但是也僅限于“常規(guī)”。而我們今天要學(xué)的內(nèi)容，就是非常規(guī)的序號，而這樣的序號可以給我們帶來“前所未有且簡單”的體驗。

1“動態(tài)”提取不重復(fù)的值并統(tǒng)計

遇到這種情況，大部分同學(xué)會使用兩種方法解決：

B22單元格函數(shù)：

=SUMIF($E$2:$E$16,A22,$F$2:$F$16)

第二種：直接使用數(shù)組函數(shù)，得到不重復(fù)的費用類別，再使用SUMIF函數(shù)求和。

A22單元格函數(shù)：{=IFERROR(INDEX($E$2:$E$16,SMALL(IF(MATCH($E$2:$E$16,$E$2:$E$16,0)=ROW($1:$15),ROW($1:$15),99^9),ROW(A1))),””)} 輸入完成后，按數(shù)組函數(shù)的結(jié)束鍵CTRL+SHIFT+ENTER三鍵結(jié)束。 你會選擇哪種呢?如果說我們需要在源數(shù)據(jù)更新后，也能實現(xiàn)自動統(tǒng)計的話，肯定是選擇函數(shù)的做法，但是這個數(shù)組函數(shù)真的不是初學(xué)者能夠駕馭的(上面的數(shù)組函數(shù)不是今天的主題，故不作展開說明)，下面我們就用序號的方法來處理這個問題。

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“動態(tài)”分類提取明細(xì)

按照上面的思路，我們再看一個工作中經(jīng)常會遇到的問題。如下圖所示，我們需要按照不同的費用類別，提取出對應(yīng)的明細(xì)數(shù)據(jù)。

步驟1：同樣在數(shù)據(jù)首列前插入空白列。在A2單元格輸入函數(shù)：=IF(F2=$G$19,MAX($A$1:A1)+1,””)，下拉填充公式，得到滿足條件的記錄序號。當(dāng)數(shù)據(jù)中的費用類別和被統(tǒng)計項G19單元格(注意使用絕對引用)相同時，利用MAX函數(shù)標(biāo)記序號。 步驟2：在B22單元格輸入函數(shù)：=IFERROR(VLOOKUP(ROW(B1),$A$1:$G$16,MATCH(B$21,$A$1:$G$1,0),0),””)，下拉右拉填充公式。這里依然是使用VLOOKUP函數(shù)索引ROW函數(shù)，再利用MATCH函數(shù)，找到表頭的順序號，作為VLOOKUP在索引區(qū)域中被索引的列序。當(dāng)然，這個表格依舊是可以實現(xiàn)動態(tài)更新的。

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“動態(tài)”多條件提取明細(xì)

同樣的思路再來“玩”一個多條件的索引。如下圖所示，需要提取出滿足多個條件的明細(xì)數(shù)據(jù)。

步驟1：同樣在A2單元格輸入函數(shù)：=IF(AND(C2>=$D$21,C2<=$D$22,E2=$F$21,F2=$F$22),MAX($A$1:A1)+1,””)，使用AND函數(shù)，使IF函數(shù)形成多條件同時滿足與否的判斷，標(biāo)記出多條件都滿足的明細(xì)記錄序號。 步驟2：在B25單元格輸入函數(shù)：=IFERROR(VLOOKUP(ROW(B1),$A$1:$G$16,MATCH(B$24,$A$1:$G$1,0),0),””)，此函數(shù)同案例2的函數(shù)是一樣的，我們就不多介紹了。看一下動態(tài)的效果吧。

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“動態(tài)”將明細(xì)按金額大小排序

給一列數(shù)字排名，估計很多同學(xué)都知道用RANK函數(shù)吧，但是如果有重復(fù)的數(shù)字，就需要RANK+COUNTIF函數(shù)的嵌套使用，起到不重復(fù)排名的效果，這個案例就是利用了這個原理。 步驟1：在A3單元格輸入函數(shù)：=RANK(D3,$D$3:$D$17,IF($H$1=”降序”,0,1))+COUNTIF($D$3:D3,D3)-1，先通過RANK函數(shù)得到數(shù)值的排名，用IF函數(shù)判斷H1單元格的數(shù)據(jù)，如果是“降序”則返為“0”，如果是“升序”或者單元格為空，則默認(rèn)返回“1”。COUNTIF函數(shù)是去重排名的關(guān)鍵，同樣是利用絕對引用固定區(qū)域中開始單元格的位置，確定數(shù)字出現(xiàn)的次數(shù)，如果第一次出現(xiàn)，1-1=0，則直接返回RANK函數(shù)得到的排名。第二次出現(xiàn)就是2-1=1，則在RANK函數(shù)排名的基礎(chǔ)上+1。這樣就完成了重復(fù)排名增加1位次的過程。 步驟2：在F3單元格輸入函數(shù)：=IFERROR(VLOOKUP(ROW(F1),$A$2:$D$17,MATCH(F$2,$A$2:$D$2,0),0),””)，這個函數(shù)的原理依然同案例2的索引過程。 通過選擇升序降序的選項，做到動態(tài)羅列數(shù)據(jù)的過程，如下：

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“動態(tài)”插入空白行

對于這個需求，現(xiàn)下最常用的方法是“添加序號排序的方法”，如下：

但是這種方式有一個弊端，如果插入的空白行不固定，那就需要頻繁的操作，而且序號的粘貼過程也比較麻煩，插入幾行就要復(fù)制幾次序號。所以我們就一起來看一個函數(shù)+序號動態(tài)插入空白行的案例。

步驟1：在A列給源數(shù)據(jù)表添加序號，在A3單元格輸入函數(shù)：=ROW(A1)，然后下拉公式填充。 步驟2：在F2單元格輸入“輔助”，在F3單元格輸入函數(shù)：=IF(COUNTIF($F$2:F2,F2)<$I$1+1,MAX(F2:F2),F2+1)，依然是利用了COUNTIF結(jié)合絕對引用的做法，判斷從起始單元格F2到上一個單元格為止的區(qū)域中，上一個單元格的值出現(xiàn)了幾次，如果值小于間隔行數(shù)+1，就顯示已經(jīng)出現(xiàn)的最大序號(用MAX函數(shù)引出)，否則序號累計1，就是函數(shù)中F2+1的運算。然后下拉填充函數(shù)，如果數(shù)據(jù)較多，這里介紹一個利用“名稱框”代替下拉填充的過程。 <小常識> 在一個單元格中輸入函數(shù)，然后選擇“名稱框”，輸入需要填充的區(qū)域地址，按回車鍵，再按CTRL+D(向下填充)，也可以按CTRL+R(向右填充)，即可完成對區(qū)域的填充了。

步驟3：在G3單元格輸入函數(shù)：=IFERROR(IF(AND($F3<>””,$F3<>$F2),VLOOKUP($F3+1,$A$2:$D$17,MATCH(G$2,$A$2:$D$2,0),0),””),””)，使用AND函數(shù)，使IF函數(shù)形成多條件同時滿足與否的判斷。當(dāng)F3單元格不為空，且F3單元格不等于上一個單元格的值的時候，使用VLOOKUP+MATCH函數(shù)的嵌套引用明細(xì)表內(nèi)容。填充函數(shù)后就是下面的效果了。

<小常識> 上面的5個案例都是一個數(shù)據(jù)源，5類數(shù)據(jù)處理的需求我們只用了一招“添加序號”的方式，輕易破解，其實這個“添加序號”就是我們經(jīng)常說的“輔助列”。

“輔助列”在原數(shù)據(jù)中，一般在首列之前，或者末列之后。目的是在不改變原數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，為了解決一些不能通過原數(shù)據(jù)直接處理的數(shù)據(jù)分析要求，而添加輔助計算的信息內(nèi)容。