在現(xiàn)代信息化的辦公中，PDF 文檔有著格式統(tǒng)一、兼容性強(qiáng)的特點，已經(jīng)是各類文件傳遞和存檔的首選格式。不管是合同、財務(wù)報表或是產(chǎn)品說明手冊，采用 PDF 格式都能確保內(nèi)容在不同設(shè)備種保持一致的顯示效果，同時擁有放篡改的特性。針對需要批量生成 PDF 文檔的要求，目前已經(jīng)有多種成熟的解決辦法，這些方法可以根據(jù) Excel 表格數(shù)據(jù)自動填充到預(yù)設(shè)的 PDF 模板種，實現(xiàn)從數(shù)據(jù)到標(biāo)準(zhǔn)化文檔的自動轉(zhuǎn)換，小到簡單的數(shù)據(jù)套入，大到復(fù)雜的多頁文檔生成，都能通過自動化的工具快速完成，大幅提高我們工作的進(jìn)度。這里給大家說明兩種基于 Excel 數(shù)據(jù)和 PDF 模板的文檔生成方法，幫助大家選擇最適合自身需求的方案，來一起嘗試一下吧！
按 Excel 表格數(shù)據(jù)依次生成 PDF 文檔在什么情況下會用到？
- 在大規(guī)模的郵件營銷中，企業(yè)可以利用 Excel 中的客戶信息批量生成多個邀請函，將每一個客戶的姓名和聯(lián)系方式依次填充到 PDF 模板中，提高客戶的參與度，同時確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和專業(yè)性。
- 一些教育機(jī)構(gòu)在頒發(fā)證明或成績單時，通常要將學(xué)生的姓名、成績等信息從 Excel 表格中提取并放入模板中生成 PDF 文件，能夠快速生成多個學(xué)生的證書和成績單，保證每個文件的格式統(tǒng)一。
- 企業(yè)在進(jìn)行員工年度評估時，Excel 表格中存儲著評估的結(jié)果，我們依次填充到模板中來生成正式的 PDF 評估報告，提高我們報告的制作效率。
使用 Excel 數(shù)據(jù)和模板生成 PDF 文檔后的效果預(yù)覽
處理前：
處理后：
方法一：使用我的 ABC 軟件工具箱來將 Excel 數(shù)據(jù)填充到模板生成 PDF 文檔
推薦指數(shù)：★★★★★
優(yōu)點：
- 支持幾百、幾千個 PDF 文檔同時批量生成，并且支持 Word、Excel、PPT 格式。
- 文件全程本地處理，不涉及上傳文件的性質(zhì)，保護(hù)用戶的隱私。
缺點：
- 只能安裝軟件在電腦中使用。
操作步驟：
1、打開【我的ABC軟件工具箱】，選擇【文件內(nèi)容】-【指定模板生成文件】。
2、在【添加文件】或【從文件夾中導(dǎo)入文件】中選擇一個添加方式添加模板文件（比如效果預(yù)覽處理前的 PDF 內(nèi)容），也可以直接將文件拖入下方。確定添加的文件無誤后，點擊下一步。
3、點擊【新建對應(yīng)關(guān)系】，點擊放大鏡添加 Excel 表格文件（比如效果預(yù)覽處理前的 Excel 內(nèi)容），名稱可以自行輸入，標(biāo)題所在行號基本是靠近數(shù)據(jù)正文的一行，通常都是 1，看表格數(shù)據(jù)的內(nèi)容而定。
4、點擊下一步后，處理選項可以選擇性勾選只處理第一個 Sheet 或可見的行，最終生成的文件名類型選擇將指定列的內(nèi)容作為文件名，選擇一列單元格作為生成文件的文件名。接下來在數(shù)據(jù)表和模板的對應(yīng)關(guān)系中在替換的內(nèi)容中選擇模板中對應(yīng)的內(nèi)容即可。然后點擊保存后，選中該關(guān)系再點擊下一步。接著點擊瀏覽選擇生成 PDF 文檔的保存位置。
5、等處理完成之后，點擊輸入目錄后方的路徑，查看生成成功的 PDF 文檔。
方法二：使用 Python 腳本自動按 Xlsx 數(shù)據(jù)和模板生成 PDF 文件
推薦指數(shù)：★★★☆☆
優(yōu)點：
- 能夠完全自定義生成的邏輯。
- 可以處理復(fù)雜的計算字段，適合技術(shù)團(tuán)隊使用。
缺點：
- 需要學(xué)習(xí) Python 編程知識，學(xué)習(xí)成本較高。
- 在 Python 環(huán)境下才可使用。
操作步驟：
1、我們先安裝 Python 庫，來生成 PDF 文件。
pip install pandas fpdf2
2、接著編寫生成的腳本代碼。
import pandas as pdfrom fpdf import FPDF
data = pd.read_excel(人員邀請表.xlsx)
for index, row in data.iterrows():? ? pdf = FPDF()? ? pdf.add_page()? ? pdf.set_font(Arial, size=12)? ??? ? # 使用模板邏輯? ? pdf.cell(200, 10, txt=f姓名: {row['姓名']}, ln=1)? ? pdf.cell(200, 10, txt=f金額: {row['金額']}, ln=1)? ??? ? pdf.output(foutput_{index}.pdf)
3、運行腳本即可。
